Comedec

Le projet COMEDEC, pour COMmunication Electronique des Données de l’Etat Civil, a été initié dans le cadre de la sécurisation des titres.

Ce dispositif permet l’échange dématérialisé de données d’état civil entre les destinataires des données d’état civil (administrations et notaires) et les dépositaires de ces données (mairies et service central de l’état civil de Nantes).

Ces échanges concernent aujourd’hui les actes de naissance, mariage et décès suite à une demande de titre d'identité ou sur demande d’un office notarial.

Cadre législatif

Le dispositif légal

Le dispositif légal procède des articles 53 et 114 § XVII de la loi n° 2021-1547 du 18 novembre 2016 de modernisation de la justice du XXIe siècle partiellement codifiés à l’article 101-1 du code civil dont il résulte que :

• l’obligation de raccordement des communes à maternité présente ou passée est entrée en vigueur le 1er novembre 2018 ;
• la procédure de vérification dématérialisée des actes de l’état civil constitue une forme alternative de publicité des actes à côté de la délivrance de copies intégrales et d’extraits d’actes ;
• cette procédure est prioritairement mise en œuvre, en lieu et place de la délivrance de copie intégrale ou d'extrait, dès lors qu’elle peut effectivement l’être entre les professionnels concernés.

Le dispositif réglementaire

Le dispositif réglementaire procède quant à lui :

• du décret n° 2017-890 du 6 mai 2017 relatif à l’état civil qui prévoit dans :
  • son article 8 que les mentions à apposer en marge des actes de l’état civil et les instructions aux fins d’apposition de telles mentions puissent être transmises à l'officier de l’état civil par voie dématérialisée par l'intermédiaire de la plate-forme de routage dédiée aux échanges de données de l'état civil ;
  • ses articles 39 à 42 les conditions générales de mise en œuvre de vérifications des actes de l’état civil ;
  • son article 43 les conditions propres de mise en œuvre de ces mêmes vérifications sur la plateforme COMEDEC ;
  • son article 45 la durée de versement de l’aide financière de l’État versée aux communes et son calcul au prorata des réponses apportées aux notaires.
• de l’arrêté du 19 janvier 2016 relatif aux échanges par voie électronique des données à caractère personnel contenues dans les actes de l’état civil qui précise les caractéristiques techniques de la plateforme de routage COMEDEC ;
• de l’arrêté du 31 mai 2017 relatif à la participation financière de l’État au déploiement de COMEDEC qui précise les conditions de cette participation financière.

Historique

L'adhésion à COMEDEC

L’adhésion d’une commune au dispositif COMEDEC s’effectue uniquement en lignevia  le formulaire d’adhésion .
 

La convention cartes

La convention cartes concerne l’adhésion de la commune aux modalités d’obtention, d’attribution et d’usage des cartes d’authentification et de signature fournies par l’ANTS à la commune. En effet, l’accès à la plateforme COMEDEC nécessite l’utilisation d’une carte pour l’authentification et la signature des demandes

La convention cartes est composée des annexes suivantes :

1. Formulaire de désignation du responsable carte pour le projet COMEDEC.
   Il s’agit de l’annexe de désignation du responsable cartes de la commune et de son site de rattachement. Cette annexe doit être complétée et renvoyée avec la convention.
   Attention, le responsable cartes désigné dans cette annexe portera la responsabilité des remises de cartes au sein de sa mairie. Il est donc conseillé d’identifier une personne en mesure d’assurer la gestion des cartes (ex : responsable d’état civil, responsable du service informatique).
2. Caractéristiques techniques informatiques
   Ce document permet d’identifier les caractéristiques informatiques de la collectivité territoriale afin de déterminer sa compatibilité entre les outils utilisés et l’application de gestion des cartes.
3. Guide de sécurité des postes de travail
   Ce guide permet de définir l’ensemble des conditions à remplir afin de faciliter le raccordement de la commune à COMEDEC.
    

La convention COMEDEC

Elle concerne l’adhésion de la commune aux échanges dématérialisés de données d’état civil.La convention Comedec est composée d'une seule annexe. L'année "La mairie et son système informatique" permet d’identifier l’historique de l’état civil détenu par la mairie ainsi que le logiciel d’état civil utilisé.
 

Où envoyer ces conventions ?

Les conventions et les documents associés doivent être envoyés signés à l’ANTS, par voie postale à l’adresse suivante :

ANTS - Convention Cartes COMEDEC
Agence Nationale des Titres Sécurisés
101-103 rue de Tolbiac
75013 Paris

Les éléments peuvent également être transmis par voie électronique à  ants-convention@interieur.gouv.fr

Une fois le dossier d’adhésion complet reçu par l’ANTS, celle-ci prend contact avec la commune pour le démarrage de son raccordement à la plateforme COMEDEC.

Quels sont les apports concrets de COMEDEC?

Avec la mise en place de COMEDEC, l’usager n’a plus besoin de demander à sa mairie de naissance un extrait de son acte de naissance dans le cadre de sa demande passeport ou de carte d'identité.

A ce jour, le dispositif COMEDEC permet également aux communes de recevoir et traiter les demandes de vérification d’état civil provenant d’études notariales.
 

Pour l’usager, COMEDEC permet de :

• Simplifier ses démarches administratives : il n’a plus besoin de demander une copie de son acte de naissance à sa mairie de naissance,
• Obtenir une réponse plus rapidement à ses demandes. Les données sont échangées par voie électronique et ne sont plus demandées à celui-ci,
• Garantir une meilleure protection de sa vie privée via des échanges sécurisés et la limitation des données transmises au strict nécessaire. Ainsi, la copie intégrale papier est remplacée par la transmission uniquement des données nécessaires à chaque démarche.

Pour les mairies dépositaires des données d’état civil, COMEDEC permet de :

• Simplifier la vérification des données d’état civil : une vérification de données dématérialisées est plus facile qu’une vérification d’un acte scanné/papier,
• Réduire le nombre de demandes en multi canal (Internet- guichet-courrier) et donc de simplifier le suivi et l’organisation des réponses à ces demandes,
• Favoriser l’unicité des modalités de délivrance,
• Limiter les vérifications aux demandes fondées,
• Supprimer la mise sous pli des réponses aux demandes effectuées par courrier ou par internet (demandes d’usagers, demandes notaires ...) et les frais d’affranchissement associés.

Quelles sont les étapes de déploiement?

Les étapes de déploiement et de mise en place du projet COMEDEC dans une commune sont mentionnées dans le processus ci-dessous. 

1. Recensement des communes possédant ou ayant possédé une maternité.
   Les communes disposant ou ayant disposé d’une maternité sur leur territoire (communes soumises à l’obligation de raccordement COMEDEC) doivent s’inscrire sur le site du ministère de la justice via un formulaire de recensement.
2. Adhésion COMEDEC en ligne.
   Toutes les communes souhaitant se raccorder à COMEDEC peuvent faire leur adhésion en ligne via un formulaire disponible sur ce site : convention.comedec.ants.gouv.fr
3. Signature des conventions.
   L’ANTS réceptionne les deux conventions (convention CARTES et convention COMEDEC) signées et datées par le maire.
   Elles peuvent être envoyées par courrier en deux exemplaires à :
   ANTS - Convention Cartes COMEDEC
   Agence Nationale des Titres Sécurisés
   101-103 rue de Tolbiac
   75013 Paris
   ou au format électronique à ants-convention@interieur.gouv.fr
4. Inscription de la commune par l'ANTS
   L’ANTS déclenche le processus de raccordement de la commune au dispositif COMEDEC. Les lecteurs de cartes, puis les codes d’activation de la carte du responsable carte et du responsable délégué, sont envoyés en mairie.
5. Commande et remise des deux premières cartes
   • Pour les communes soumises à l’obligation : Sur la base de l’ensemble des communes recensées comme étant concernées par l’obligation de raccordement, l’ANTS contactera les responsables cartes et organisera des rendez-vous de remise des cartes en mairie ou en préfecture en regroupant les mairies selon leur proximité géographique. Une fois les responsables cartes des mairies munis de cartes, ils peuvent librement et gratuitement en commander et en remettre aux agents de la mairie en toute autonomie (guides utilisateurs disponibles dans l'espace dédié aux mairies, sur le site de l’ANTS).
   • Pour les communes n’ayant jamais eu de maternité : Les deux premières cartes sont commandées par la préfecture du département et expédiées sur le site de celle-ci. La préfecture prend ensuite contact avec le responsable carte en mairie pour un rendez-vous de remise en face à face. Le jour de la remise, le responsable carte devra se munir de sa pièce d’identité et de son code d’activation. La carte du responsable sera remise, activée et paraphée sur place, tandis que la carte du délégué sera transmise pour activation en mairie.
6. Contacts avec l'éditeur
   La commune contractualise avec son éditeur pour la mise en œuvre de COMEDEC dans son logiciel d’état civil (coût et formation). La liste des éditeurs compatibles est disponible dans le paragraphe ci-dessous "Logiciels d’état civil compatibles avec COMEDEC"
7. Intervention de l'éditeur en mairie
   Une fois en possession des deux premières cartes, la mairie planifie l’intervention éditeur (le cas échéant) pour l’installation des postes et la formation des agents. L’éditeur et/ou le service informatique installe(nt) et paramètre(nt) les lecteurs de cartes et une nouvelle version (selon les cas) du logiciel d’état civil sur les postes informatiques.
   Une semaine avant la formation, la mairie complète et renvoie à l’ANTS le fichier de demandes spécimens.
   L’éditeur formera la mairie à l’utilisation des fonctionnalités liées à COMEDEC et réalisera un test de raccordement du site. Ce test peut être effectué (via le traitement des demandes spécimens) par la mairie elle-même lorsqu’aucune formation éditeur n’est envisagée. Des cartes supplémentaires peuvent être commandées pour les agents. L’éditeur peut assister la mairie.
8. Raccordement de la commune
   Lorsque cette formation est effectuée, la commune se raccorde à la date qu’elle souhaite (avant le 1^er novembre 2018 pour les communes soumises à l’obligation) en informant l’ANTS de la date choisie. Une fois le raccordement effectif, l’ANTS en informe la commune.

Comment se font les échanges COMEDEC ?

Les échanges COMEDEC concernent actuellement la vérification de l’état civil à partir des actes de naissance. Les mairies détentrices d’actes de naissance qui adhérent au dispositif peuvent effectuer la vérification d’état civil de façon dématérialisée.

La vérification d’état civil peut être effectuée :

• dans une application Web, mise à disposition par l’ANTS (WebADA), pour les communes ne disposant pas de logiciel d’état civil,
• directement dans le logiciel d’état civil pour les communes dont l’éditeur est qualifié COMEDEC (liste ci-dessous).

Supports et guides

• Pour trouver la liste des supports (navigateur internet, version JAVA et middleware) à télécharger pour utiliser le dispositif COMEDEC ainsi que les cartes ANTS, veuillez vous rendre sur : https://www.support.cartes.ants.gouv.fr/pages/diagnostic/telechargements.jsp
• Des guides d'auto-formation à l'utilisation des cartes ANTS sont disponibles sur le site https://sp.ants.gouv.fr/antsv2/