Comedec
29/11/23
COMEDEC, dispositif majeur de l’action de modernisation de l’Etat, est mis en œuvre conjointement par l’Agence Nationale des Titres Sécurisés et le Ministère de la Justice.
Le projet COMEDEC, pour COMmunication Electronique des Données de l’Etat Civil, a été initié dans le cadre de la sécurisation des titres.
Ce dispositif permet l’échange dématérialisé de données d’état civil entre les destinataires des données d’état civil (administrations et notaires) et les dépositaires de ces données (mairies et service central de l’état civil de Nantes).
Ces échanges concernent aujourd’hui les actes de naissance, mariage et décès suite à une demande de titre d'identité ou sur demande d’un office notarial.
Cadre législatif
L'objet de ce décret est de dispenser les usagers de l’obligation de produire un acte de l’état civil à l’appui de leurs démarches administratives en permettant aux administrations et organismes, légalement fondés à requérir de tels actes, de demander directement, auprès des officiers de l’état civil qui en sont dépositaires, la vérification des données déclarées par les usagers.
Cet arrêté institue la possibilité de « procéder à la vérification par voie électronique des données d’état civil ». Les collectivités locales souhaitant répondre par voie électronique aux demandes de vérification des données de l’état civil doivent signer une convention de service avec le ministère de la justice et des libertés et l’ANTS pour l’utilisation de COMEDEC.
Historique
Juin 2012 à décembre 2013
Les premières communes raccordées à Comedec
Janvier 2014
Généralisation du dispositif Comedec
Novembre 2016
Obligation du raccordement à Comedec
L'adhésion à COMEDEC
L’adhésion d’une commune au dispositif COMEDEC s’effectue en ligne via un formulaire d’adhésion disponible ici : https://www.convention.comedec.ants.gouv.fr.
La convention cartes
La convention cartes concerne l’adhésion de la commune aux modalités d’obtention, d’attribution et d’usage des cartes d’authentification et de signature fournies par l’ANTS à la commune. En effet, l’accès à la plateforme COMEDEC nécessite l’utilisation d’une carte pour l’authentification et la signature des demandes
La convention cartes est composée des annexes suivantes :
- Formulaire de désignation du responsable carte pour le projet COMEDEC.
Il s’agit de l’annexe de désignation du responsable cartes de la commune et de son site de rattachement. Cette annexe doit être complétée et renvoyée avec la convention.
Attention, le responsable cartes désigné dans cette annexe portera la responsabilité des remises de cartes au sein de sa mairie. Il est donc conseillé d’identifier une personne en mesure d’assurer la gestion des cartes (ex : responsable d’état civil, responsable du service informatique).
- Caractéristiques techniques informatiques
Ce document permet d’identifier les caractéristiques informatiques de la collectivité territoriale afin de déterminer sa compatibilité entre les outils utilisés et l’application de gestion des cartes.
- Guide de sécurité des postes de travail
Ce guide permet de définir l’ensemble des conditions à remplir afin de faciliter le raccordement de la commune à COMEDEC.
La convention COMEDEC
Elle concerne l’adhésion de la commune aux échanges dématérialisés de données d’état civil.
La convention Comedec est composée de l’annexe suivante :
- La mairie et son système informatique
Cette annexe permet d’identifier l’historique de l’état civil détenu par la mairie ainsi que le logiciel d’état civil utilisé.
Où envoyer ces conventions ?
Les conventions et les documents associés doivent être envoyés signés à l’ANTS, par voie postale à l’adresse suivante :
ANTS - Convention Cartes COMEDEC
Agence Nationale des Titres Sécurisés
101-103 rue de Tolbiac
75013 Paris
Les éléments peuvent également être transmis par voie électronique à ants-convention@interieur.gouv.fr
Une fois le dossier d’adhésion complet reçu par l’ANTS, celle-ci prend contact avec la commune pour le démarrage de son raccordement à la plateforme COMEDEC.
Quels sont les apports concrets de Comedec ?
Avec la mise en place de COMEDEC, l’usager n’a plus besoin de demander à sa mairie de naissance un extrait de son acte de naissance dans le cadre de sa demande passeport ou de carte d'identité.
A ce jour, le dispositif COMEDEC permet également aux communes de recevoir et traiter les demandes de vérification d’état civil provenant d’études notariales.
Pour l’usager, COMEDEC permet de :
- Simplifier ses démarches administratives : il n’a plus besoin de demander une copie de son acte de naissance à sa mairie de naissance,
- Obtenir une réponse plus rapidement à ses demandes. Les données sont échangées par voie électronique et ne sont plus demandées à celui-ci,
- Garantir une meilleure protection de sa vie privée via des échanges sécurisés et la limitation des données transmises au strict nécessaire. Ainsi, la copie intégrale papier est remplacée par la transmission uniquement des données nécessaires à chaque démarche.
Pour les mairies dépositaires des données d’état civil, COMEDEC permet de :
- Simplifier la vérification des données d’état civil : une vérification de données dématérialisées est plus facile qu’une vérification d’un acte scanné/papier,
- Réduire le nombre de demandes en multi canal (Internet- guichet-courrier) et donc de simplifier le suivi et l’organisation des réponses à ces demandes,
- Favoriser l’unicité des modalités de délivrance,
- Limiter les vérifications aux demandes fondées,
- Supprimer la mise sous pli des réponses aux demandes effectuées par courrier ou par internet (demandes d’usagers, demandes notaires ...) et les frais d’affranchissement associés.
Quelles sont les étapes du déploiement ?
Les étapes de déploiement et de mise en place du projet COMEDEC dans une commune sont mentionnées dans le processus ci-dessous.
- Recensement des communes possédant ou ayant possédé une maternité
Les communes disposant ou ayant disposé d’une maternité sur leur territoire (communes soumises à l’obligation de raccordement COMEDEC) doivent s’inscrire sur le site du ministère de la justice via un formulaire de recensement.
- Adhésion COMEDEC en ligne
Toutes les communes souhaitant se raccorder à COMEDEC peuvent faire leur adhésion en ligne via un formulaire disponible sur ce site : https://www.convention.comedec.ants.gouv.fr
- Signature des conventions
L’ANTS réceptionne les deux conventions (convention CARTES et convention COMEDEC) signées et datées par le maire.
Elles peuvent être envoyées par courrier en deux exemplaires à :
ANTS - Convention Cartes COMEDEC
Agence Nationale des Titres Sécurisés
101-103 rue de Tolbiac
75013 Paris
ou au format électronique à ants-convention@interieur.gouv.fr
- Inscription de la commune par l'ANTS
L’ANTS déclenche le processus de raccordement de la commune au dispositif COMEDEC. Les lecteurs de cartes, puis les codes d’activation de la carte du responsable carte et du responsable délégué, sont envoyés en mairie.
- Commande et remise des deux premières cartes
- Pour les communes soumises à l’obligation :
Sur la base de l’ensemble des communes recensées comme étant concernées par l’obligation de raccordement, l’ANTS contactera les responsables cartes et organisera des rendez-vous de remise des cartes en mairie ou en préfecture en regroupant les mairies selon leur proximité géographique.
Une fois les responsables cartes des mairies munis de cartes, ils peuvent librement et gratuitement en commander et en remettre aux agents de la mairie en toute autonomie (guides utilisateurs disponibles dans l'espace dédié aux mairies, sur le site de l’ANTS).
- Pour les communes n’ayant jamais eu de maternité :
Les deux premières cartes sont commandées par la préfecture du département et expédiées sur le site de celle-ci.
La préfecture prend ensuite contact avec le responsable carte en mairie pour un rendez-vous de remise en face à face. Le jour de la remise, le responsable carte devra se munir de sa pièce d’identité et de son code d’activation. La carte du responsable sera remise, activée et paraphée sur place, tandis que la carte du délégué sera transmise pour activation en mairie.
- Contacts avec l'éditeur
La commune contractualise avec son éditeur pour la mise en œuvre de COMEDEC dans son logiciel d’état civil (coût et formation).
La liste des éditeurs compatibles est disponible ici dans le paragraphe ci-dessous "Logiciels d’état civil compatibles avec COMEDEC"
- Intervention de l'éditeur en mairie
Une fois en possession des deux premières cartes, la mairie planifie l’intervention éditeur (le cas échéant) pour l’installation des postes et la formation des agents.
L’éditeur et/ou le service informatique installe(nt) et paramètre(nt) les lecteurs de cartes et une nouvelle version (selon les cas) du logiciel d’état civil sur les postes informatiques.
Une semaine avant la formation, la mairie complète et renvoie à l’ANTS le fichier de demandes spécimens.
L’éditeur formera la mairie à l’utilisation des fonctionnalités liées à COMEDEC et réalisera un test de raccordement du site. Ce test peut être effectué (via le traitement des demandes spécimens) par la mairie elle-même lorsqu’aucune formation éditeur n’est envisagée.
Des cartes supplémentaires peuvent être commandées pour les agents. L’éditeur peut assister la mairie.
- Raccordement de la commune
Lorsque cette formation est effectuée, la commune se raccorde à la date qu’elle souhaite (avant le 1er novembre 2018 pour les communes soumises à l’obligation) en informant l’ANTS de la date choisie. Une fois le raccordement effectif, l’ANTS en informe la commune.
Comment se font les échanges COMEDEC ?
Les échanges COMEDEC concernent actuellement la vérification de l’état civil à partir des actes de naissance. Les mairies détentrices d’actes de naissance qui adhérent au dispositif peuvent effectuer la vérification d’état civil de façon dématérialisée.
La vérification d’état civil peut être effectuée :
- dans une application Web, mise à disposition par l’ANTS (WebADA), pour les communes ne disposant pas de logiciel d’état civil,
- directement dans le logiciel d’état civil pour les communes dont l’éditeur est qualifié COMEDEC (liste ci-dessous).
Supports et guides
- Pour trouver la liste des supports (navigateur internet, version JAVA et middleware) à télécharger pour utiliser le dispositif COMEDEC ainsi que les cartes ANTS, veuillez vous rendre sur : https://www.support.cartes.ants.gouv.fr/pages/diagnostic/telechargements.jsp
- Des guides d'auto-formation à l'utilisation des cartes ANTS sont disponibles sur le lien : https://sp.ants.gouv.fr/antsv2/
Comedec
29/11/23
COMEDEC, dispositif majeur de l’action de modernisation de l’Etat, est mis en œuvre conjointement par l’Agence Nationale des Titres Sécurisés et le Ministère de la Justice.
Le projet COMEDEC, pour COMmunication Electronique des Données de l’Etat Civil, a été initié dans le cadre de la sécurisation des titres.
Ce dispositif permet l’échange dématérialisé de données d’état civil entre les destinataires des données d’état civil (administrations et notaires) et les dépositaires de ces données (mairies et service central de l’état civil de Nantes).
Ces échanges concernent aujourd’hui les actes de naissance, mariage et décès suite à une demande de titre d'identité ou sur demande d’un office notarial.
Cadre législatif
L'objet de ce décret est de dispenser les usagers de l’obligation de produire un acte de l’état civil à l’appui de leurs démarches administratives en permettant aux administrations et organismes, légalement fondés à requérir de tels actes, de demander directement, auprès des officiers de l’état civil qui en sont dépositaires, la vérification des données déclarées par les usagers.
Cet arrêté institue la possibilité de « procéder à la vérification par voie électronique des données d’état civil ». Les collectivités locales souhaitant répondre par voie électronique aux demandes de vérification des données de l’état civil doivent signer une convention de service avec le ministère de la justice et des libertés et l’ANTS pour l’utilisation de COMEDEC.
Historique
Juin 2012 à décembre 2013
Les premières communes raccordées à Comedec
Janvier 2014
Généralisation du dispositif Comedec
Novembre 2016
Obligation du raccordement à Comedec
L'adhésion à COMEDEC
L’adhésion d’une commune au dispositif COMEDEC s’effectue en ligne via un formulaire d’adhésion disponible ici : https://www.convention.comedec.ants.gouv.fr.
La convention cartes
La convention cartes concerne l’adhésion de la commune aux modalités d’obtention, d’attribution et d’usage des cartes d’authentification et de signature fournies par l’ANTS à la commune. En effet, l’accès à la plateforme COMEDEC nécessite l’utilisation d’une carte pour l’authentification et la signature des demandes
La convention cartes est composée des annexes suivantes :
- Formulaire de désignation du responsable carte pour le projet COMEDEC.
Il s’agit de l’annexe de désignation du responsable cartes de la commune et de son site de rattachement. Cette annexe doit être complétée et renvoyée avec la convention.
Attention, le responsable cartes désigné dans cette annexe portera la responsabilité des remises de cartes au sein de sa mairie. Il est donc conseillé d’identifier une personne en mesure d’assurer la gestion des cartes (ex : responsable d’état civil, responsable du service informatique).
- Caractéristiques techniques informatiques
Ce document permet d’identifier les caractéristiques informatiques de la collectivité territoriale afin de déterminer sa compatibilité entre les outils utilisés et l’application de gestion des cartes.
- Guide de sécurité des postes de travail
Ce guide permet de définir l’ensemble des conditions à remplir afin de faciliter le raccordement de la commune à COMEDEC.
La convention COMEDEC
Elle concerne l’adhésion de la commune aux échanges dématérialisés de données d’état civil.
La convention Comedec est composée de l’annexe suivante :
- La mairie et son système informatique
Cette annexe permet d’identifier l’historique de l’état civil détenu par la mairie ainsi que le logiciel d’état civil utilisé.
Où envoyer ces conventions ?
Les conventions et les documents associés doivent être envoyés signés à l’ANTS, par voie postale à l’adresse suivante :
ANTS - Convention Cartes COMEDEC
Agence Nationale des Titres Sécurisés
101-103 rue de Tolbiac
75013 Paris
Les éléments peuvent également être transmis par voie électronique à ants-convention@interieur.gouv.fr
Une fois le dossier d’adhésion complet reçu par l’ANTS, celle-ci prend contact avec la commune pour le démarrage de son raccordement à la plateforme COMEDEC.
Quels sont les apports concrets de Comedec ?
Avec la mise en place de COMEDEC, l’usager n’a plus besoin de demander à sa mairie de naissance un extrait de son acte de naissance dans le cadre de sa demande passeport ou de carte d'identité.
A ce jour, le dispositif COMEDEC permet également aux communes de recevoir et traiter les demandes de vérification d’état civil provenant d’études notariales.
Pour l’usager, COMEDEC permet de :
- Simplifier ses démarches administratives : il n’a plus besoin de demander une copie de son acte de naissance à sa mairie de naissance,
- Obtenir une réponse plus rapidement à ses demandes. Les données sont échangées par voie électronique et ne sont plus demandées à celui-ci,
- Garantir une meilleure protection de sa vie privée via des échanges sécurisés et la limitation des données transmises au strict nécessaire. Ainsi, la copie intégrale papier est remplacée par la transmission uniquement des données nécessaires à chaque démarche.
Pour les mairies dépositaires des données d’état civil, COMEDEC permet de :
- Simplifier la vérification des données d’état civil : une vérification de données dématérialisées est plus facile qu’une vérification d’un acte scanné/papier,
- Réduire le nombre de demandes en multi canal (Internet- guichet-courrier) et donc de simplifier le suivi et l’organisation des réponses à ces demandes,
- Favoriser l’unicité des modalités de délivrance,
- Limiter les vérifications aux demandes fondées,
- Supprimer la mise sous pli des réponses aux demandes effectuées par courrier ou par internet (demandes d’usagers, demandes notaires ...) et les frais d’affranchissement associés.
Quelles sont les étapes du déploiement ?
Les étapes de déploiement et de mise en place du projet COMEDEC dans une commune sont mentionnées dans le processus ci-dessous.
- Recensement des communes possédant ou ayant possédé une maternité
Les communes disposant ou ayant disposé d’une maternité sur leur territoire (communes soumises à l’obligation de raccordement COMEDEC) doivent s’inscrire sur le site du ministère de la justice via un formulaire de recensement.
- Adhésion COMEDEC en ligne
Toutes les communes souhaitant se raccorder à COMEDEC peuvent faire leur adhésion en ligne via un formulaire disponible sur ce site : https://www.convention.comedec.ants.gouv.fr
- Signature des conventions
L’ANTS réceptionne les deux conventions (convention CARTES et convention COMEDEC) signées et datées par le maire.
Elles peuvent être envoyées par courrier en deux exemplaires à :
ANTS - Convention Cartes COMEDEC
Agence Nationale des Titres Sécurisés
101-103 rue de Tolbiac
75013 Paris
ou au format électronique à ants-convention@interieur.gouv.fr
- Inscription de la commune par l'ANTS
L’ANTS déclenche le processus de raccordement de la commune au dispositif COMEDEC. Les lecteurs de cartes, puis les codes d’activation de la carte du responsable carte et du responsable délégué, sont envoyés en mairie.
- Commande et remise des deux premières cartes
- Pour les communes soumises à l’obligation :
Sur la base de l’ensemble des communes recensées comme étant concernées par l’obligation de raccordement, l’ANTS contactera les responsables cartes et organisera des rendez-vous de remise des cartes en mairie ou en préfecture en regroupant les mairies selon leur proximité géographique.
Une fois les responsables cartes des mairies munis de cartes, ils peuvent librement et gratuitement en commander et en remettre aux agents de la mairie en toute autonomie (guides utilisateurs disponibles dans l'espace dédié aux mairies, sur le site de l’ANTS).
- Pour les communes n’ayant jamais eu de maternité :
Les deux premières cartes sont commandées par la préfecture du département et expédiées sur le site de celle-ci.
La préfecture prend ensuite contact avec le responsable carte en mairie pour un rendez-vous de remise en face à face. Le jour de la remise, le responsable carte devra se munir de sa pièce d’identité et de son code d’activation. La carte du responsable sera remise, activée et paraphée sur place, tandis que la carte du délégué sera transmise pour activation en mairie.
- Contacts avec l'éditeur
La commune contractualise avec son éditeur pour la mise en œuvre de COMEDEC dans son logiciel d’état civil (coût et formation).
La liste des éditeurs compatibles est disponible ici dans le paragraphe ci-dessous "Logiciels d’état civil compatibles avec COMEDEC"
- Intervention de l'éditeur en mairie
Une fois en possession des deux premières cartes, la mairie planifie l’intervention éditeur (le cas échéant) pour l’installation des postes et la formation des agents.
L’éditeur et/ou le service informatique installe(nt) et paramètre(nt) les lecteurs de cartes et une nouvelle version (selon les cas) du logiciel d’état civil sur les postes informatiques.
Une semaine avant la formation, la mairie complète et renvoie à l’ANTS le fichier de demandes spécimens.
L’éditeur formera la mairie à l’utilisation des fonctionnalités liées à COMEDEC et réalisera un test de raccordement du site. Ce test peut être effectué (via le traitement des demandes spécimens) par la mairie elle-même lorsqu’aucune formation éditeur n’est envisagée.
Des cartes supplémentaires peuvent être commandées pour les agents. L’éditeur peut assister la mairie.
- Raccordement de la commune
Lorsque cette formation est effectuée, la commune se raccorde à la date qu’elle souhaite (avant le 1er novembre 2018 pour les communes soumises à l’obligation) en informant l’ANTS de la date choisie. Une fois le raccordement effectif, l’ANTS en informe la commune.
Comment se font les échanges COMEDEC ?
Les échanges COMEDEC concernent actuellement la vérification de l’état civil à partir des actes de naissance. Les mairies détentrices d’actes de naissance qui adhérent au dispositif peuvent effectuer la vérification d’état civil de façon dématérialisée.
La vérification d’état civil peut être effectuée :
- dans une application Web, mise à disposition par l’ANTS (WebADA), pour les communes ne disposant pas de logiciel d’état civil,
- directement dans le logiciel d’état civil pour les communes dont l’éditeur est qualifié COMEDEC (liste ci-dessous).
Supports et guides
- Pour trouver la liste des supports (navigateur internet, version JAVA et middleware) à télécharger pour utiliser le dispositif COMEDEC ainsi que les cartes ANTS, veuillez vous rendre sur : https://www.support.cartes.ants.gouv.fr/pages/diagnostic/telechargements.jsp
- Des guides d'auto-formation à l'utilisation des cartes ANTS sont disponibles sur le lien : https://sp.ants.gouv.fr/antsv2/